Jak potwierdzić adres i lokal działania firmy w rejestrach i ewidencjach

Co można potwierdzić w rejestrach i ewidencjach

Weryfikacja w rejestrach dotyczy przede wszystkim trzech elementów: czy firma jest zarejestrowana, jaki ma adres siedziby oraz jaki jest przedmiot jej działalności. W CEIDG potwierdzisz rejestrację, adres siedziby, status działalności (aktywna, zawieszona, zakończona) i główny przedmiot działalności. W KRS sprawdzisz datę wpisu do rejestru przedsiębiorców, adres siedziby, status działalności, skład zarządu i sposób reprezentacji, przedmiot działalności oraz kwotę kapitału zakładowego.

Do wyszukania wpisu potrzebne są dane identyfikacyjne: NIP, REGON, numer KRS albo nazwa firmy. Zacznij od uzyskania od kontrahenta 9-cyfrowego numeru NIP – będzie potrzebny na wszystkich kolejnych etapach weryfikacji. Podpisanie umowy z firmą, która nie jest legalnie zarejestrowana, może narazić na utratę środków finansowych, problemy z płynnością płatniczą, konsekwencje wobec organów podatkowych oraz pogorszenie wizerunku w oczach kontrahentów.

CEIDG, KRS czy wyszukiwarka firm – od czego zacząć

Wybór źródła zależy od formy prawnej kontrahenta. Jeśli prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, właściwa jest Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jeśli kontrahent jest członkiem zarządu lub wspólnikiem spółki prawa handlowego, kluczowych informacji dostarczy rejestr KRS.

Wyszukiwarka firm łączy wyszukiwarki rejestrów CEIDG i KRS. Możesz w niej określić, jaki rejestr ma zostać przeszukany. To wygodne, gdy nie wiesz od razu, czy dany podmiot widnieje w CEIDG, czy w KRS.

Główne dane do weryfikacji firmy

Potwierdzanie adresu i przedmiotu działalności w CEIDG

W CEIDG możesz przeglądać wpisy oraz wyszukiwać dane kontaktowe po numerze NIP. W wpisie odczytasz m.in. NIP, REGON, NIP spółki cywilnej, REGON spółki cywilnej, numer KRS, rodzaj działalności (kod PKD), nazwę firmy oraz imię.

Na tej podstawie porównaj adres siedziby, status działalności (aktywna, zawieszona, zakończona) oraz główny przedmiot działalności z danymi, które przekazał kontrahent. Dla spółki cywilnej w CEIDG widoczne są odrębne pola NIP spółki cywilnej, REGON spółki cywilnej i numer KRS.

Weryfikacja adresu siedziby i przedmiotu działalności w KRS

Aby sprawdzić firmę w KRS, wejdź na ekrs.ms.gov.pl, naciśnij przycisk Wyszukiwarka KRS, wybierz rejestr Przedsiębiorcy, wpisz wymagane dane (NIP, REGON, KRS lub nazwę firmy) i poczekaj na wyświetlenie wyników wyszukiwania.

Wpis w KRS pozwala potwierdzić adres siedziby, datę wpisu do rejestru przedsiębiorców, status działalności – czy firma działa aktywnie, czy jest zawieszona (wtedy poznasz datę zawieszenia), czy została wykreślona z rejestru – a także skład zarządu, sposób reprezentacji spółki, przedmiot działalności oraz kwotę kapitału zakładowego.

Jak porównać wpis z danymi otrzymanymi od firmy

Ustal kolejność działań: 1) poproś kontrahenta o podanie numeru NIP; 2) sprawdź wpis w CEIDG, KRS albo w wyszukiwarce firm; 3) porównaj adres siedziby i przedmiot działalności z danymi przekazanymi przez firmę. NIP będzie potrzebny na wszystkich etapach weryfikacji.

Jeśli dane się różnią, poproś o wyjaśnienie i dokument potwierdzający aktualny adres lub zakres działalności. Po potwierdzeniu rejestracji możesz wykorzystać NIP do dodatkowej weryfikacji, m.in. sprawdzenia, czy dane potencjalnego kontrahenta figurują na białej liście podatników VAT.